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Lavoro, webcam accesa, interazione e spazio all'informalità: ecco la nuova “Netiquette” per riunioni ibride efficaci

In Europa si torna parzialmente in ufficio, almeno per qualche giorno alla settimana e, per rimanere in contatto con i colleghi, in ufficio o da remoto, si continua a fare affidamento sulla tecnologia delle videoconferenze. Il lavoro ibrido diventa consuetudine, le riunioni con un mix di partecipanti in presenza e a distanza, continuano ad aumentare e in questo contesto, la nuova indagine di Sharp rivela che la sfida tecnologica potrebbe avere un impatto significativo. La ricerca, condotta su oltre 6.000 dipendenti di PMI in Europa, dimostra che le persone che partecipano a una video-riunione spesso incontrano delle difficoltà, a causa della tecnologia utilizzata, e temono di rimanere escluse dalle riunioni ibride. La metà degli intervistati (49%) concorda che la tecnologia sia frustrante e che sia preferibile organizzare riunioni in presenza, poco meno della metà (47%) ritiene che l’utilizzo di diverse piattaforme per la videoconferenza generi confusione. Oltre la metà dei lavoratori (53%) afferma, inoltre, che è difficile rimanere concentrati durante le riunioni da remoto. Il 28% degli intervistati ritiene che alcune persone rischiano di sentirsi tagliate fuori dal gruppo di lavoro, mentre il 22% afferma che sarà più difficile comunicare con i colleghi dal momento che un sempre maggiore numero di aziende ha scelto di far lavorare i propri dipendenti in una forma mista tra presenza e distanza. Solo il 17% afferma che sarà più improbabile contribuire con nuove idee creative e il 16% sostiene che sarà più difficile riuscire a organizzare riunioni efficaci e utili. Nonostante le preoccupazioni emerse, le riunioni da remoto sembrano fornire maggiori opportunità a molti lavoratori “under 30”. La metà di essi afferma, infatti, di sentirsi più sicuro quando deve prendere la parola in una riunione virtuale, e circa il 59% dichiara che in una riunione a distanza un maggior numero di persone sia in grado di dare il proprio contributo. Considerata l’elevata dipendenza dalla tecnologia, è tuttavia sorprendente che solo il 47% dei lavoratori dichiari di aver ricevuto una formazione appropriata. Nigel Oseland, psicologo del lavoro, spiega: “molte persone si stanno abituando al lavoro ibrido, ma le riunioni ibride necessitano di un nuovo tipo di apprendimento da parte dei lavoratori. I risultati emersi dalla ricerca condotta da Sharp - prosegue Oseland - evidenziano l’importanza di mantenere le riunioni interattive per stimolare la creatività, specialmente per coloro che partecipano da remoto, in quanto è molto più difficile proporre nuove idee se la partecipazione è solo virtuale. È l’interazione tra i partecipanti da remoto e quelli in presenza che aiuta a creare coinvolgimento e la tecnologia sarà la chiave per ottenerlo”. Carlo Alberto Tenchini, Direttore Marketing e Comunicazione e Direttore Vendite di Sharp Italia afferma “La mission di Sharp nel mondo del lavoro è porre fine alle riunioni non efficaci. Le informazioni raccolte con questa ricerca dimostrano che le imprese hanno bisogno di soluzioni che rispondano alle esigenze di un futuro del lavoro che si annuncia ibrido e dove la tecnologia avrà sempre di più il compito di coinvolgere in modo efficace tutti gli addetti ed evitare che si creino barriere e soglie di accesso insormontabili”. Il dottor Oseland prosegue: “La formazione per ottenere il meglio dalla tecnologia, nonché gli strumenti e le tecniche alla base delle riunioni efficaci, aiuteranno a combattere i problemi che oggi sperimentano i dipendenti che lavorano a distanza e a garantire il successo delle riunioni ibride.”

Ripresa, 5 elementi chiave per una riunione ibrida davvero efficace

Non sottovalutare il “potere sociale” dell’ufficio

-           Nella riorganizzazione dell’ambiente di lavoro, è opportuno considerare la possibilità di creare uno spazio in cui i dipendenti possano incontrarsi e sviluppare creatività e collaborazione.

Riunioni online sì, ma interattive 

-           È necessario combattere l’“affaticamento” da riunione da remoto, incoraggiando l’interazione e la creatività perché tutti i partecipanti possano contribuire al brainstorming con nuove idee.

La webcam sempre accesa

-           È fondamentale mostrare il proprio volto, contribuisce a creare fiducia e a sviluppare l’interazione tra i partecipanti. Ricordatevi di sollecitare l’intervento di tutti, anche dei più silenziosi e fate attenzione a interpretare il linguaggio del corpo, seppur attraverso lo schermo.

Ricreare un momento di conversazione informale 

-           È importante che all’inizio o al termine di una riunione online ci sia spazio per chiacchierare in modo informale anche di argomenti non all’ordine del giorno. Questo aiuta i più estroversi ma anche i più timidi che si sentono così stimolati a partecipare alla conversazione.

Investire in formazione

-           Per condurre una riunione online efficace non è sufficiente conoscere la tecnologia, i display interattivi e le sale riunioni virtuali, bisogna saper coinvolgere i colleghi più giovani e quelli più introversi e mantenere alta l’attenzione. La formazione è un passaggio cruciale di questo percorso.

Sharp Europe

Sharp Europe consente di migliorare l’efficienza e le prestazioni di piccole e grandi aziende attraverso una gamma di prodotti e servizi tecnologici in grado di creare l’ambiente di lavoro del futuro. Dal proprio headquarter di Londra, Sharp Europe si rivolge a organizzazioni del settore sia privato che pubblico attraverso un’ampia proposta di stampanti, schermi piatti, piattaforme di collaborazione e servizi IT. Sharp Europe è parte di Sharp Corporation e si avvale del supporto del gruppo Foxconn per investire in soluzioni in grado di accompagnare l’industria verso nuove frontiere tecnologiche che hanno il potenziale di cambiare il mondo. L’azienda ha sviluppato il primo monitor 8K apparso sul mercato e nel 2019 ha lanciato il primo display certificato da Microsoft per Skype for Business. Per ulteriori informazioni su come Sharp sta cambiando il mondo del lavoro è possibile visitare il sito www.sharp.eu